Jobba på distans

Hur vi jobbar tillsammans på Minutemailer som ett remote team

Minutemailer är en så kallad bootstrappad startup. Vi har inte tagit in något externt kapital utan växer organiskt med intäkterna. För att klara det så har vi minimala kostnader och lägger den tid vi har mellan betalda uppdrag på att utveckla Minutemailer. Det gör att vi inte har ett gemensamt kontor utan jobbar på distans. Hur lyckas vi med det?

Något som är viktigt när man jobbar på distans är att ha en tydlig plan och ett gemensamt mål. Det gör att allt går så mycket lättare och man behöver inte ha lika täta avstämningar. Speciellt om alla som jobbar är självgående och hyfsat erfarna.

Vi sätter upp en tydlig plan för oss själva över vad vi tror på och vad vi ska åstadkomma närmaste månaderna sedan jobbar vi aktivt med Trello som verktyg för att lägga upp planeringen.

Trello är ett väldigt flexibelt och enkelt verktyg för att skapa lättöverskådliga “boards”. Som en digital white board.

Vi har skapat olika boards i Trello för olika ändamål. Current sprint är vad vi jobbar på just nu. Den ska helst inte innehålla så mycket men är den board vi använder mest och är uppdelad i TODO, DOING, VERIFY och sist DONE. När något är klart i DOING flyttar vi det till VERIFY för att testas. Beroende på resultat flyttas det sen till DONE eller TODO.

Backlog är till för alla idéer och kommande saker vi planerar. Den kan vara hur stor som helst men många saker kommer aldrig bli gjorda som ligger där antingen för att de blir inaktuella eller aldrig prioriteras.

Sen har vi boards för Admin gränssnittet, backend, frontend, live (där automatiska buggrapporter hamnar), Site för externa sajten, UI samt Support för att hålla koll på supportärenden. Men det mesta kring support sköts genom Intercom.

Intercom är ett väldigt bra verktyg för att hålla koll på kund- och supportärenden.

Vi använder Intercom främst som supportverktyg. Alla inkommande supportmail samt chatten både på den externa sajten och för inloggade användare hamnar i Intercom. Vi har också knutit vårt betalsystem Stripe dit så vi ser data kring betalande kunder där.

I Intercom hjälps vi åt att svara och hantera supportärenden som kan vara allt från buggar till vanliga frågor kring en funktion eller våra priser. Vi märker att våra användare verkligen uppskattar hjälpen de får.

Vi använder till största delen Slack som kanal för all kommunikation i teamet.

Den kanal vi i teamet kommunicerar mest igenom är Slack. En chatt app för företag där du kan skapa olika kanaler för olika ändamål och också ladda upp bilder och länkar.

Vi har också kopplat våra betalningar från Stripe till en Slack kanal så vi ser när vi får en betalning samt våra inkommande supportärenden från Intercom till en kanal. Vi kan också se deploys av tjänsten samt automatiska buggrapporter direkt i Slack. Det blir som en dashboard över vad som händer samt ett enkelt sätt att kommunicera var man än befinner sig.

Stripe är vår betalfunktion där alla kortbetalningar går igenom. Vi får en bra överblick över ekonomin och försäljningen i deras dashboard.

Alla våra betalningar sker genom Stripe vilket också är ett bra sätt att ha koll på ekonomi och kunder då de har en bra dashboard samt kopplingen till Slack. Vi kan snabbt se hur det går för tjänsten och åt vilket håll saker verkar gå. Just nu går det bra! : )

Digitala verktyg i all ära men vi brukar också försöka jobba ihop fysiskt som team en gång i veckan. Då ses vi antingen hemma hos varandra eller på ett cafe på stan och jobbar tillsammans, tar en lunch och vill det sig väl en öl eller ett glas vin.

Fler verktyg för att jobba bättre remote

Mural – digitala möten
Ideahunt – effektivare möten
Microsoft Teams – samarbeta som ett team
Skype – videosamtal
Zoom – videosamtal
Whereby – videosamtal
Google Hangouts – videosamtal
Google Drive – jobba tillsammans i molnet
Slides – skapa presentationer tillsammans
Monday – jobba tillsammans i projekt
Milanote – ett verktyg för att organisera kreativa projekt

Vad är dina tips för att jobba remote som ett team? Hur gör ni?

2 reaktioner på ”Hur vi jobbar tillsammans på Minutemailer som ett remote team”

  1. Mitt företag har arbetat på avstånd med både kunder och partners sedan 1991!
    Anvcänder Trello idag med Calendar Power-Up.

    En sak som man ofta glömmer är helt vanlig telefoni 🙂
    Känner att det håller på att komma tillbaks. Går ofta fortare at reda ut en sak på telefon.

    Ett problem känner jag är att kunder ofta har begränsningar i vad de FÅR använda. Och att det kan sluta med att man sitter i många olika system. Och då vet man plötsligt inte VAR man ska leta efter ett visst meddelande…

  2. Jag tycker möjligheten till att flytta möten till videokonferens istället. Där finns alternativ såsom Google Meet, Slack, Zoom samt Jitsi som är open-source och decentraliserat.

Kommentera